Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Het Centre d’Accueil et de Traitement des Dépendances, hierna Centre L’Orée VZW, ingeschreven onder ondernemingsnummer 0433.177.749, met maatschappelijke zetel te Maarschalk Joffrelaan 149 – 1180 Ukkel, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met:

• Verordening (EU) 2016/679 (AVG);
• de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Welke gegevens verzamelen we en waarom?

Centre L’Orée verzamelt en verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van haar opdrachten. Deze verwerkingen hebben voornamelijk betrekking op:

Personen die worden begeleid

Initiële evaluatie

Gegevens: naam, voornaam, leeftijd, contactgegevens indien beschikbaar, familiale en sociale situatie, karakteristiek, type/mate van verslaving, consumptiegeschiedenis, medische/psychiatrische voorgeschiedenis, geuite behoeften, levensloop.

Doel: de situatie evalueren en een passende begeleiding voorstellen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG) voor niet-gevoelige gegevens; uitdrukkelijke toestemming (art. 6, lid 1, onder a & art. 9, lid 2, onder a AVG) voor gevoelige gegevens.

Bewaartermijn:

• Zonder begeleiding: verwijdering binnen maximaal 12 maanden.
• Bij begeleiding: opname in het patiëntendossier, bewaard gedurende 30 jaar na het einde van de opvolging.

Samenstelling en beheer van het patiëntendossier

Gegevens: identiteit, contactgegevens, nationaliteit, administratieve status, financiële situatie, sociale dekking, personen ten laste, opvolghistoriek.

Doel: de opvolging organiseren en zorgen voor een doeltreffende multidisciplinaire coördinatie.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG); toestemming voor gevoelige gegevens.

Bewaartermijn: 30 jaar na het einde van de begeleiding.

Multidisciplinaire begeleiding

Gegevens: sociale, medische en psychologische evaluaties, individueel zorgplan, gerechtelijke antecedenten indien relevant, informatie over het netwerk, familiale relaties, beroepssituatie.

Doel: een globale, samenhangende en gepersonaliseerde begeleiding bieden.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG); uitdrukkelijke toestemming voor gevoelige gegevens (art. 6, lid 1, onder a en art. 9, lid 2, onder a AVG).

Bewaartermijn: 30 jaar na het einde van de begeleiding.

Medewerkers

Werknemers, consulenten, stagiairs, vrijwilligers, enz.

Identificatie en contract

Gegevens: naam, voornaam, contactgegevens, rijksregisternummer, functie, indiensttredingsdatum, toegangsgegevens.

Doel: administratief en contractueel beheer.

Rechtsgrond: uitvoering van de arbeidsovereenkomst (art. 6, lid 1, onder b AVG); wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c AVG).

Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Verloning en sociale zekerheid

Gegevens: loon, bankrekeningnummer, sociale aangiften, loonfiches.

Doel: loonverwerking en naleving van sociale verplichtingen.

Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6, lid 1, onder b AVG); wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c AVG).

Bewaartermijn: 7 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Arbeidsgeneeskunde

Gegevens: medische attesten, geschiktheid, medische opvolging.

Doel: beheer van afwezigheden en naleving van veiligheidsnormen.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c en art. 9, lid 2, onder b AVG).

Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Professionele opvolging

Gegevens: evaluaties, gevolgde opleidingen, verworven competenties.

Doel: beheer van loopbanen en permanente vorming.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG).

Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Tucht en geschillen

Gegevens: waarschuwingen, sancties, geschillen.

Doel: naleving van arbeidsrecht en interne regels.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG); wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c AVG).

Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Bewijsmaterialen

Gegevens: kopie van identiteitskaart, diploma’s, rijbewijs, uittreksel uit het strafregister.

Doel: verificatie van gegevens en wettelijke conformiteit.

Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6, lid 1, onder b AVG); wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c AVG).

Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Niet-geselecteerde kandidaten

Gegevens: naam, voornaam, contactgegevens, CV, motivatiebrief, bijlagen.

Doel: verwerking van sollicitaties en beheer van een rekruteringsreserve.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG).

Bewaartermijn: maximaal 1 jaar na afsluiten van het procedé, tenzij akkoord voor langere termijn.

Gebruikers van de website centreloree.be

Gebruik van cookies en trackers

Gegevens: IP-adres, sessie-identifier, browsertaal, browsertype, besturingssysteem, data en tijden van serververzoeken, globale locatiegegevens en interacties met de kaart, klikken, inzoomen, zoeken, schermresolutie, verwijzende URL.

Doel: de veiligheid en goede werking van de website garanderen, kaarten correct weergeven en toegang tot locatie-informatie mogelijk maken.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG) en toestemming (art. 6, lid 1, onder a AVG).

Bewaartermijn: tot 12 maanden.

3. Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens:

• Direct bij u, tijdens:
  • ontvangst of mondelinge uitwisselingen, toestemming vastgelegd in het dossier;
  • formulieren, papieren of online;
  • afspraken of workshops;
  • e-mails, brieven of berichten.
• Indirect, en alleen indien noodzakelijk voor continuïteit en kwaliteit van de begeleiding, kunnen aanvullende gegevens uw dossier aanvullen via partners of actoren betrokken bij uw opvolging:
  • wanneer een externe professional, bijvoorbeeld een huisarts of een sociale dienst, met uw toestemming klinische of administratieve informatie deelt voor coördinatie van de zorg;
  • gegevens overgemaakt door medische professionals of zorginstellingen, bijvoorbeeld ziekenhuizen of partnerklinische teams;
  • teams of netwerken gespecialiseerd in verslavingszorg, psychosociale ondersteuning of preventie.

Deze indirecte verzameling gebeurt enkel indien noodzakelijk voor de uitvoering van de begeleidingsmissie en steeds met respect voor de wettelijke kaders en de geïnformeerde toestemming van de betrokken personen.

4. Wie heeft er toegang tot uw gegevens?

Binnen Centre L’Orée hebben uitsluitend bevoegd personeel toegang tot de gegevens, en uitsluitend binnen de grenzen van hun functie: maatschappelijk werkers, psychologen, coördinatoren die patiënten begeleiden, stagiaires, vrijwilligers, alsook administratief personeel belast met organisatiemanagement en interne rapportering. Deze toegang is strikt beperkt tot wat noodzakelijk is voor uw begeleiding of voor het functioneren van het centrum.

Bepaalde partnerstructuren of organisaties kunnen informatie ontvangen, uitsluitend binnen de wettelijke kaders en voor concrete doeleinden zoals zorgcoördinatie, sociale opvolging of wettelijke rapportering:

• Zorg- en netwerkpartners: ziekenhuizen, andere dagcentra of lokale voorzieningen, e.d.
• Publieke instanties: IRISCARE, mutualiteiten, OCMW’s, fiscale administratie, sociale zekerheidsinstanties, Sciensano, nationaal instituut voor volksgezondheidsonderzoek.
• Technische verwerkers: IT-dienstverleners, hostingproviders, boekhouding, sociaal secretariaat, uitsluitend voor de uitvoering van hun taken, onder contracten conform AVG.

De gegevens worden nooit voor commerciële doeleinden gebruikt. Alle partners en dienstverleners houden strikt beroepsgeheim en respecteren de regelgeving inzake gegevensbescherming.

5. Hoe beschermen wij uw gegevens?

Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om uw gegevens te beschermen, onder meer:

• Toegangsbeperking op basis van rollen, sterke wachtwoorden, authenticatie, beheer van bevoegdheden.
• Veilige opslag: afgesloten kasten voor papieren dragers, AVG-conforme cloudoplossingen, versleuteling van bepaalde gevoelige gegevens.
• Regelmatige back-ups en integriteitscontroles.
• Sensibilisering van het team omtrent gegevensbescherming en voortdurende opleiding.
• Periodieke definitieve verwijdering van gegevens conform de bewaartermijnen.

In geval van een incident, gegevensinbreuk, volgen wij de wettelijke meldingsverplichtingen naar de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien toepasselijk, naar de betrokkenen.

6. Welke rechten heeft u?

Conform de artikelen 12 tot 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht van toegang: u kunt vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, zo ja, een kopie verkrijgen.
• Recht van rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens aanvullen.
• Recht op wissing: in bepaalde door de AVG voorziene gevallen kunt u verwijdering van uw gegevens verzoeken.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt tijdelijke beperking van de verwerking vragen, bijvoorbeeld bij betwisting van de juistheid of bij vermeend onwettige verwerking.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen gebaseerd op gerechtvaardigd belang, of tegen elk gebruik van uw gegevens voor prospectiedoeleinden.
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat of vragen dat deze rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen.
• Recht om toestemming in te trekken: indien een verwerking is gebaseerd op uw toestemming kunt u die toestemming te allen tijde intrekken, zonder retroactieve gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking waren gebaseerd op die toestemming.

Om uw rechten uit te oefenen, is een formulier op eenvoudig verzoek beschikbaar in onze lokalen. U kunt ons ook schriftelijk of per e-mail contacteren op de volgende gegevens:

Indien u van oordeel bent dat uw rechten niet gerespecteerd werden, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

U beschikt eveneens over het recht om een gerechtelijk beroep in te stellen bij de bevoegde Belgische rechtbanken.

7. Cookies en trackers

Onze website centreloree.be gebruikt cookies en trackers om de werking, de veiligheid en het beheer van uw voorkeuren inzake toestemming te verzekeren.

Overzicht van de gebruikte cookies

8. Overdracht van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Centre L’Orée voert geen overdrachten van persoonsgegevens uit buiten de EER.

Indien in de toekomst een dergelijke overdracht overwogen zou worden, zou deze strikt worden omkaderd met passende waarborgen in overeenstemming met de AVG, met name door het gebruik van modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, om een adequaat beschermingsniveau van persoonsgegevens te waarborgen.

Voor meer informatie hierover kunt u contact met ons opnemen via bovengenoemde contactgegevens.

9. Wijzigingen van dit beleid

Dit gegevensbeschermingsbeleid kan geactualiseerd worden om wettelijke, technische of organisatorische evoluties weer te geven. De datum van de laatste update wordt in de kop van dit document vermeld.

Bij wezenlijke wijzigingen, zoals de toevoeging van nieuwe doeleinden, nieuwe categorieën van verwerkte gegevens of nieuwe ontvangers, worden de betrokken personen geïnformeerd via de gebruikelijke communicatiekanalen van Centre L’Orée.

De meest recente versie van dit beleid heeft voorrang op alle vorige versies.