1. Qui sommes-nous ?

Le Centre d’Accueil et de Traitement des Dépendances, dit Centre L’Orée ASBL, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0433.177.749, dont le siège social est établi Avenue Maréchal Joffre 149 – 1180 Uccle, agit en qualité de responsable du traitement conformément :

• au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ;
• à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

2. Quelles données collectons-nous et pourquoi ?

Le Centre L’Orée collecte et traite des données personnelles nécessaires à ses missions. Ces traitements portent principalement sur :

Les personnes accompagnées

Évaluation initiale

Données : nom, prénom, âge, contact si disponible, situation familiale et sociale, caractéristique, type/degré de l’addiction, historique de consommation, antécédents médicaux/psychiatriques, besoins exprimés, parcours de vie.

Finalité : évaluer la situation et proposer un accompagnement adapté.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) pour les données non sensibles ; consentement explicite (art. 6.1.a & 9.2.a RGPD) pour les données sensibles.

Durée de conservation :

• Sans accompagnement : suppression dans un délai maximum de 12 mois.
• En cas d’accompagnement : données intégrées au dossier du patient, conservé pendant 30 ans après la fin du suivi.

Constitution et gestion du dossier du patient

Données : identité, coordonnées, nationalité, statut administratif, situation financière, couverture sociale, personnes à charge, historique des suivis.

Finalité : organiser le suivi et assurer une coordination pluridisciplinaire efficace.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) ; consentement pour les données sensibles.

Durée de conservation : 30 ans après la fin de l’accompagnement.

Accompagnement pluridisciplinaire

Données : évaluations sociales, médicales et psychologiques, plan de soins individualisé, antécédents judiciaires si pertinents, informations sur l’entourage, relations familiales, situation professionnelle.

Finalité : proposer un accompagnement global, cohérent et personnalisé.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) ; consentement explicite pour les données sensibles (art. 6.1.a et 9.2.a).

Durée de conservation : 30 ans après la fin de l’accompagnement.

Les collaborateurs du Centre

Employés, consultants, stagiaires, bénévoles, etc.

Identification et contrat

Données : nom, prénom, coordonnées, registre national, fonction, date d’entrée en fonction, données d’accès.

Finalité : gestion administrative et contractuelle.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).

Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.

Rémunération et sécurité sociale

Données : salaire, numéro de compte bancaire, déclarations sociales, fiches de paie.

Finalité : traitement de la paie et respect des obligations sociales.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).

Durée de conservation : 7 ans après la fin de la relation.

Santé au travail

Données : certificats médicaux, aptitudes, suivi médical.

Finalité : gestion des absences et respect des normes de sécurité.

Base légale : obligation légale (art. 6.1.c et 9.2.b RGPD).

Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.

Suivi professionnel

Données : évaluations, formations suivies, compétences acquises.

Finalité : gestion des parcours professionnels et de la formation continue.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).

Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.

Discipline et contentieux

Données : avertissements, sanctions, litiges.

Finalité : respect du droit du travail et des règles internes.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).

Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.

Documents justificatifs

Données : copie de la carte d’identité, diplômes, permis de conduire, extrait de casier judiciaire.

Finalité : vérification des informations et conformité réglementaire.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).

Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.

Candidats non retenus

Données : nom, prénom, coordonnées, CV, lettre de motivation, pièces jointes.

Finalité : traitement des candidatures et gestion de la réserve de recrutement.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).

Durée de conservation : jusqu’à 1 an après la clôture du processus, sauf accord pour une durée plus longue.

Les usagers du site web centreloree.be

Utilisation de cookies et traceurs

Données : adresse IP, identifiant de session, langue du navigateur, type de navigateur, système d’exploitation, dates et heures des requêtes envoyées au serveur, données de localisation approximative et interactions avec la carte, clics, zoom, recherches, résolution d’écran, URL de provenance.

Finalité : assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site web, afficher correctement les cartes et permettre l’accès aux informations de localisation.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) et consentement (art. 6.1.a RGPD).

Durée de conservation : jusqu’à 12 mois.

3. Comment obtenons-nous vos données ?

Nous collectons vos données :

• Directement auprès de vous, lors :
  • de l’accueil ou d’échanges oraux, consentement consigné dans le dossier ;
  • de formulaires papier ou en ligne ;
  • de rendez-vous ou ateliers ;
  • d’emails, courriers ou messages.
• Indirectement, et uniquement si cela est requis pour assurer la continuité et la qualité de l’accompagnement, des informations peuvent compléter votre dossier via des partenaires ou acteurs engagés dans votre suivi :
  • lorsqu’un professionnel externe, par exemple un médecin généraliste ou un service social, partage des informations cliniques ou administratives avec votre consentement pour coordination des soins ;
  • des données transmises par des professionnels médicaux ou structures de soins, par exemple des hôpitaux ou équipes cliniques partenaires ;
  • des équipes ou réseaux spécialisés dans l’assuétude, le soutien psychosocial ou la prévention.

Cette collecte indirecte n’intervient que si cela est nécessaire à l’accomplissement de la mission d’accompagnement et dans le respect des cadres légaux et du consentement éclairé des personnes concernées.

4. Qui a accès à vos données ?

Au Centre L’Orée, seules les personnes habilitées peuvent accéder aux données, et uniquement dans le cadre de leurs fonctions : travailleurs sociaux, psychologues, coordinateurs accompagnant les patients, les stagiaires, les bénévoles, ainsi que le personnel administratif chargé de la gestion organisationnelle et des rapports internes. Cet accès est strictement limité à ce qui est nécessaire pour votre accompagnement ou le fonctionnement du centre.

Certaines structures partenaires ou organismes peuvent recevoir des informations, uniquement dans le cadre légal et pour des finalités précises, comme la coordination de soins, le suivi social ou le reporting réglementaire :

• Partenaires de prise en charge / réseaux sociaux et médicaux : hôpitaux, autres centres de jour ou structures locales, etc.
• Organismes publics : IRISCARE, mutuelles, CPAS, administrations fiscales, organismes de sécurité sociale, Sciensano, institut de recherche de santé publique.
• Sous-traitants techniques : prestataires IT, hébergeurs, comptabilité, secrétariat social, uniquement pour l’exécution de leurs missions, sous contrats conformes au RGPD.

Les données ne sont jamais utilisées à des fins commerciales. Tous les partenaires et prestataires respectent strictement le secret professionnel et la réglementation sur la protection des données.

5. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger vos données, notamment :

• Accès restreint selon les rôles, mots de passe forts, authentification, gestion des habilitations.
• Stockage sécurisé : armoires verrouillées pour les supports papier, solutions cloud conformes, chiffrement de certaines données sensibles.
• Sauvegardes régulières et contrôles d’intégrité.
• Sensibilisation des équipes à la protection des données et formation continue.
• Périodicité de la suppression définitive des données, conformément aux durées de conservation.

En cas d’incident, violation de données, nous respecterons les délais légaux de notification à l’Autorité de protection des données et aux personnes concernées, le cas échéant.

6. Quels sont vos droits ?

Conformément aux articles 12 à 22 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : vous pouvez demander si nous traitons des données vous concernant et, le cas échéant, en obtenir une copie.
• Droit de rectification : vous pouvez faire corriger les données inexactes ou compléter celles qui sont incomplètes.
• Droit à l’effacement : dans certains cas prévus par le RGPD, vous pouvez demander la suppression de vos données.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la restriction temporaire du traitement de vos données, notamment en cas de contestation de leur exactitude ou de traitement illicite.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, ou à toute utilisation de vos données à des fins de prospection.
• Droit à la portabilité : vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission directe à un autre organisme.
• Droit de retirer votre consentement : si un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet rétroactif.

Pour exercer vos droits, un formulaire est disponible sur simple demande dans nos locaux. Vous pouvez également nous contacter par écrit ou par email aux coordonnées suivantes :

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) :

Vous disposez également du droit d’introduire un recours juridictionnel devant les tribunaux belges compétents.

7. Cookies et traceurs

Notre site internet centreloree.be utilise des cookies et traceurs afin d’assurer son bon fonctionnement, sa sécurité ainsi que la gestion de vos préférences en matière de consentement.

Types de cookies utilisés

8. Transferts de données hors de l’Espace Économique Européen (EEE)

Le Centre L’Orée ne procède à aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Si un tel transfert devait néanmoins être envisagé à l’avenir, celui-ci serait strictement encadré par des garanties appropriées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), notamment par l’utilisation de clauses contractuelles types ou par une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne, afin d’assurer un niveau de protection adéquat des données personnelles.

Pour toute information complémentaire à ce sujet, vous pouvez nous contacter via les coordonnées mentionnées ci-dessus.

9. Mises à jour de cette politique

Cette politique de protection des données peut être actualisée pour refléter des évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La date de la dernière mise à jour est indiquée dans l’en-tête de ce document.

En cas de modifications significatives, par exemple l’ajout de nouvelles finalités, de types de données collectées ou de destinataires, les personnes concernées seront informées via les canaux de communication habituels du Centre L’Orée.

La version la plus récente de cette politique prévaut sur toute version antérieure.